Fortbildung: Professionelles Management im Hochschulsekretariat

Die Teilnehmerinnen der modularen Fortbildungsreihe von links nach rechts:
Referentin: Hella Ackermann, Daniela Kimmlinger, Anne Balmes, Marion Conter, Agnes Jacoby, Nicole Trouet-Schartz, Susanne Kupp, Heike Beewen, Ruth Wabschke, Andrea Roy, Petra Press, Jutta Hower, Christa Willems, Maria Conrad, Ramona Gilgenberg-Tuna. Fehlend: Mechthild Kesten-Turner. Foto: Sheila Dolman

Die bereits 2012 bis 2014 erstmalig als Pilotprojekt ins Leben gerufene modulare Fortbildungsreihe für Hochschulsekretärinnen Professionelles Management im Hochschulsekretariat ist nach erfolgreichem Abschluss nun in die zweite Runde gegangen. Insgesamt 16 Kolleginnen aus den verschiedensten Fachbereichen und Verwaltungseinheiten nehmen an der neuen dreijährigen Fortbildungsreihe teil. Sie umfasst  neun Pflichtmodule und vier frei wählbare Fortbildungsthemen aus dem allgemeinen Fortbildungsprogramm der Universität.

Nachdem sich die erste Pflichtveranstaltung im April 2017 mit den vielfältigen Möglichkeiten der Arbeitsorganisation am Sekretariatsarbeitsplatz befasste, wurde die zweite Veranstaltung im Juni 2017 bewusst als Kontrapunkt gesetzt. Hier ging es um das Selbstverständnis der Kolleginnen, das Erkennen ihrer eigenen Ressourcen und Stärken, das Thema Körpersprache und Kommunikation und das Thema „Nein-Sagen“.

Hella Ackermann aus St. Goar, freiberufliche Trainerin und Coach, wurde erstmalig für die modulare Fortbildungsreihe engagiert und verstand es, die Teilnehmerinnen trotz drückend schwüler Hitze bis zum späten Nachmittag zu fesseln und viele positive Impulse zu setzen. Die Resonanz der Teilnehmer/innen war nach dem Seminartag überwältigend gut.

Auch den Organisatorinnen der Reihe, dem Sekretärinnen-Netzwerk der Universität Trier, namentlich Rosi Wollscheid sowie der Leiterin der Personalentwicklung, Nicola Pospischil, kommt erster Dank und Anerkennung aus dem Kreis der Teilnehmerinnen zu Ohren, was beide sehr freut.

Ziel der Reihe ist ja, den immer anspruchsvolleren und sich in rasanter Geschwindigkeit verändernden Arbeitsplätzen der Hochschulsekretariate gerecht zu werden und den Kolleginnen eine bestmögliche Unterstützung für ihren Arbeitsbereich zu geben.

Die nächste Veranstaltung im November wird sich beispielsweise nur um die an der Universität Trier verwendeten Programme Stud.IP und Typo 3 drehen – Programme, in denen die Teilnehmerinnen der modularen Fortbildungsreihe völlig unterschiedliche Vorkenntnisse haben, wie sich bei einer Umfrage der Personalentwicklung herausstellte.

Auch die Vernetzung unter den Kolleginnen ist Wunsch der Veranstalterinnen und der Hochschulleitung und hat bereits nach zwei Veranstaltungen „erste Früchte getragen“. Kolleginnen stellten sich untereinander und unabhängig von den Seminartagen vereinzelt ihre Ablagetechniken und Kniffs und Tricks im Sekretariat vor.

Weitere Schwerpunktthemen der bis 2020 laufenden Fortbildungsreihe werden sein: Kommunikation, Digitalisierung, Projektmanagement für die Assistenz, Verwaltungsstrukturen und Gremien der Universität sowie aktuelle Themen nach Umstellung des Finanz- und Personalwesens auf TURM.

Nicola Pospischil, Personalentwicklung

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