Die Odysse – oder mein Versuch ein Visum für Japan zu bekommen

Als ich mich für das Auslandsjahr in Japan beworben habe, habe ich mir das alles viel unkomplizierter vorgestellt. Sobald die Bewerbung erst einmal geschrieben ist, ist das Schwierigste vorbei, dachte ich und mit mir wahrscheinlich die meisten anderen.

Zu dem Zeitpunkt war mir noch nicht bewusst, dass ich den größten Aufwand mit dem japanische Visum haben werde. Ich glaube, die wenigsten wissen, wie so eine Bewerbung für ein Auslandsjahr in Japan nach der eigentlichen schriftlichen Bewerbung weiter verläuft…also erzähle ich hier mal wie das zumindest bei mir war und wie lange sich das alles hinziehen kann…

Erst mal zum Allgemeinen: Ich organisiere mein Auslandsjahr nicht über das Akademische Auslandsamt, sondern über das Fach Japanologie. Die Universität, an die ich gehe, steht nur Japanologiestudenten zur Auswahl. Ich denke, dass das Verfahren zumindest für Japan überall ähnlich sein wird.

 

Im Zeitraffer..

Etwa im Oktober 2016 sind die Vorstellungsgespräche, die wirklich gar nicht so beängstigend sind, wie man sich das vorstellt. Bereits Ende 2016 wusste ich, an welche Universität in Japan ich im Herbst 2017 gehen würde. Dann kam im März die offizielle Bewerbung für die Partneruniversität hinzu. In dem Zusammenhang hieß es dann aus Erfahrungsberichten von Kommilitonen….die Universität meldet sich etwa im Mai und dann bekommst du auch recht schnell das Visum.

 

Meine Chronik – Ab hier wird es interessant!

16. Juni
Erste Nachricht von der Uni. Man werde die Bearbeitung des Visums IMS Legal Proffesional Corporation, einer Firma, die sich um visumsbezogene Angelegenheiten kümmert, überlassen. Die Universität meldet sich also erst im Juni. Etwa einen Monat später als ich und meine Kommilitonen gedacht hatten.

20. Juni
IMS meldet sich. Bis zum 28. Juni, also eine Woche später, müssen wir ein Formular ausfüllen, ein Foto anhängen und irgendwie einen englischsprachigen Finanznachweis besorgen. Dann soll es vier bis sechs Wochen brauchen, bis der Antrag bearbeitet ist.

Alles klar! Das Formular wird ausgefüllt, das Bild eingescannt und mit einem Gang zur Bank hat man dann diesen Finanznachweis! Easy! Wäre es auf den ersten Blick. Tatsächlich bietet die Bank an, bei mir die Sparkasse, solche Belege auf Englisch anzufertigen. Allerdings wurde mir in der ersten Filiale erst einmal gesagt, sowas gäbe es nicht.

Mir wurde dann stattdessen ein deutschsprachiger Kundenfinanzstatus ausgedruckt, den ich bitte übersetzten lassen sollte. Hmmm. Okay, ich versuche es noch in einer anderen Filiale, in der mir nur gesagt wird: „Auf Englisch machen wir nichts!“. Erst in meiner Heimatfiliale wird mir dann – mir verbleiben drei Tage bis zum Verstreichen der Frist – gesagt: „Na klar geht das!“ Im Eilverfahren haben sie mir eine englische Bescheinigung hergestellt und mir sogar per Email statt mit der Post gesendet. So kann ich dann einen Tag vor Fristende die Unterlagen vollständig einsenden. Also bei der Bank am besten immer mindestens drei Mal nachfragen – man kann immer mal etwas schwierigere Mitarbeiter erwischen.

11. Juli
IMS vermeldet, dass sie den Antrag für des Certificate of Eligibility, ein Dokument das man für die Beantragung des Visums braucht, ans Immigration Bureau weitergegeben haben. Ab JETZT sind es dann vier bis sechs Wochen, danach würde mir und das Certificate of Eligibility per Post zugesendet.

Dann kam erstmal lange nichts.

24. August
Von der Gakugei Universität kommt eine Mail:  ein Fragebogen zum Wohnheim, ein paar sehr abstrakte Informationen über den Auslandaufenthalt und ein Sample Sheet für die Beantragung des Visums…da muss man nämlich auf einem Antragsformular einige Stellen ausfüllen, die man so einfach nicht beantworten kann. Wie z.B. den Wohnort oder „Inviter in Japan“….diese Dinge wurden uns dann vorgegeben, zusammen mit der Bitte, doch am 29. September anzureisen. Alle hatten aber schon Flüge zu anderen Zeitpunkten gebucht. Über den Verbleib des Visums wurde kein Wort verloren. Darum kümmert sich ja auch eine andere Stelle, doch wird man da langsam nervös. Der Flieger geht am 23. September, in weniger als einem Monat und es ist noch nichts wirklich geregelt.

28. August
Das Sekretariat der Japanologie gibt eine Rundmail raus – die Urlaubszeiten haben sich geändert. An sich ja kein Problem, jeder braucht ja mal Urlaub. Doch werden unsere Unterlagen an das Sekretariat gesendet….und der Urlaub fällt genau auf den Zeitraum, in dem wir die Ankunft des Certificate of Eligibility erwarten. Unsere Dozenten sind auch im Urlaub. Panik bricht aus. Die Facebook-Gruppe von uns vier Austauschstudenten, die an die Tokyo Gakugei Universität gehen wollen, wird mit Nachrichten überschwemmt. Dauernd brummt das Handy. Alle haben Angst, jetzt nicht mehr an ihre Unterlagen zu kommen. Wir kontaktieren das Sekretariat.

29. August
….und bekommen prompt eine Antwort. Alles geregelt, machen Sie sich keine Sorgen! Es wird sich um dieses Problem gekümmert. Jemand wird nach unseren Unterlagen sehen. Bei uns herrscht Erleichterung.

30. August
Eine andere Dozentin schaltet sich ein. Wir erhalten per Mail die Nachricht, dass unsere Unterlagen noch in Tokyo liegen. Wir sollten der Gakugei Universität besser unsere Heimadressen durchgeben und uns die Unterlagen direkt zusenden lassen. Unsere Dozentin wird das so nach Tokyo durchgeben. Haben wir dann auch alle so gemacht.

01. September
Endlich meldet sich die Universität! Die Unterlagen sind in die Post gegeben. Jeder erhält eine Trackingnummer, um das Päckchen zu verfolgen. Doch hat das Ganze nicht vier bis sechs Wochen, sondern fast acht Wochen gedauert. Also besser mehr Zeit einplanen!

08. September
Endlich kommt das Certificate of Eligibility per Post an. Einen Tag später als bei meinen Mitstudenten….ich wohne zu der Zeit ja auch wieder bei meinen Eltern, auf dem Land. Es ist Freitag, kurz vor Mittag, heute schaffe ich es nicht mehr nach Frankfurt. Dann ist Wochenende und am folgenden Montag ziehe ich offiziell um.

12. September
Dienstag. Endlich kann ich meine Unterlagen einstecken und nach Frankfurt zur zuständigen japanischen Botschaft fahren, um mein Visum zu beantragen. Ich habe alles dabei.

Certificate of Eligibility

Eine Kopie davon

Einen ausgefüllten Visumsantrag

Und mein Foto im Format 45mm*45mm für das Visum; das klebt sogar schon auf dem Antrag.

Mein Reisepass

Angekommen muss man in Frankfurt den Messeturm finden. Wenn man da reingeht, muss man sich als erstes bei der Rezeption gegen Vorlage des Personalausweises melden. Dann bekommt man ein Stück Papier, womit man als Besucher ausgezeichnet wir. Durch eine Glastürenschranke, geöffnet durch die Rezeptionistin, rauf in den 34. Stock. An der Botschaft klingeln! Ja, da ist eine Tür mit Klingel mitten im Gebäude. Und dann erst einmal durch einen Sicherheitscheck – wie beim Flughafen. Gepäck durchleuchten und durch den Metalldetektor gehen. Dann konnte ich endlich an einem Schalter mein Visum beantragen.

Die Bearbeitung dauere bis zu zwei Wochen, wird mir dann gesagt. Ich fliege in elf Tagen. Als der Bearbeiter dann mein verzweifeltes Gesicht sieht, fällt ihm auf, dass ich so lange nicht mehr warten kann. Er meint dann, ich solle die Botschaft, wenn mein Visum bis zum 20. September noch nicht fertig ist, doch bitte anrufen.

Langsam frage ich mich, ob alle Kräfte dieser Welt mich davon abhalten wollen meinen Flug am 23. September zu bekommen.

13. September
Unsere eigentliche zuständige Dozentin meldet sich. Sie wusste nicht Bescheid, dass wir die Unterlagen an unsere Adressen haben senden lassen und hat deswegen jeden Tag jemanden ins Sekretariat kommen lassen. Autsch. Das war natürlich doof gelaufen, sodass wir uns (denke ich doch mal) alle erst einmal entschuldigt haben.

16. September
Eine Email von der Partneruni! Endlich bekommen wir auch die Informationen über das Wohnheim und den Plan für Oktober. Zumindestens eine Sorge weniger.

19. September
Endlich kommt die lang ersehnte Email! Mein Visum ist fertig und abholbereit. Ich bin so erleichtert. Ich fühle mich so glücklich wie lange nicht mehr.

20. September
Ein letztes Mal noch muss ich die Tour bis nach Frankfurt und zurück hinter mich bringen. Aber dann halte ich es endlich nach drei langen Monaten des Kämpfens, Hoffens und Sorgens in der Hand.

Mein Visum.

Ich bekomme es als letztes von uns vier Leuten, die an die Tokyo Gakugei Universität reisen. In drei Tagen geht mein Flug. Aber das macht nichts. Hauptsache ich habe es endlich. Die verbleibenden zwei Tage in Deutschland verbringe ich mit Koffer packen und dann geht es auch schon los.

Drückt mir die Daumen, dass ab jetzt alles klappt.

Kati

 

5 Kommentare

  1. Das war auf jeden Fall alles wesentlich knapper als bei mir und ich bin auch an die Gakugei gegangen. Schon seltsam, warum es bei euch mit dem Certificate of Eligibility so lange gedauert hat. Ich hatte das schon Mitte August erhalten. Das mit dem Visum ging auch schneller bei mir, aber das lag daran, dass ich nach Luxemburg gegangen bin und die Bearbeitungszeit dort wesentlich kürzer ist.

  2. Ich bin auch sehr erstaunt, wie lange das gedauert hat. Das war echt alles sehr knapp. Vielleicht hat es etwas länger gedauert, weil wir im letzten Moment noch zu ISEP Studenten gemacht wurden? Auf jeden Fall wäre mehr Zeit wesentlich angenehmer gewesen.

  3. War sehr aufregend, jetzt aber weiterhin alles Gute und dass jetzt alles gut klappt wünschen dir Oma und Opa aus Heistern. 🙂

Keine Kommentare.